Foreningen Højby Forsamlingshus

 

 

Privatlivspolitik for foreningen Højby Forsamlingshus

 

April 2021

 

Foreningens dataansvar

Som forening behandler vi personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

 

Gennemgående for vores databehandling er, at vi alene behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede og legitime interesser. Vi behandler alene personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Foreningen er dataansvarlig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

 

Kontaktoplysninger:

 

Formand Hans-Otto Riisom, 

Klaus Berntsens Vej 22A, Højby, 5260 Odense S. 

Mail: hori@outlook.dk,

 tlf. 50557789

 

Kasserer Bent Mikkelsen, 

Hvidkærparken 80, 5792 Årslev. 

Mail: bentmikkelsen2009@hotmail.com, 

tlf. 40752736

 

Behandling af personoplysninger

Foreningen behandler følgende personoplysninger:

 

1). Medlemsoplysninger:

     Almindelige personoplysninger:

•Navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse

 

2). Oplysninger om bestyrelsen:

    Almindelige personoplysninger:

•Navn, adresse, indmeldelsesdato, valgår, telefonnummer, e-mailadresse

 

 

 

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Foreningen behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

 

Lovlige grunde til behandling er særligt:

 

•Foreningens berettigede og legitime interesser i at behandle dine oplysninger                          (interesseafvejningsreglen) i forhold til det offentlige

•Behandling efter lovkrav (f.eks. regnskabsmæssigt)

 

Formålene:

 

1). Formål med behandling af medlemsoplysninger:

 

•Foreningens medlemshåndtering og herunder kontingentopkrævning

•Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

•Opfyldelse af eventuelle lovkrav

 

2). Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsen:

 

•Foreningens medlemshåndtering og herunder kontingentopkrævning

•Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

•   Opfyldelse af eventuelle lovkrav

 

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede og legitime interesser som:

 

•Udøvelse af aktiviteter m.v.

•Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., og herunder i forhold til generalforsamling

•Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

•Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter

•Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

•Brug af portrætfotos af bestyrelsesmedlemmer til eventuel hjemmeside og sociale medier.

•Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udtræden af foreningen.

 

Samtykke

Oftest vil foreningens behandling af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give foreningen besked om det.

 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi vil opbevare dine medlemsoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

 

•I op til 12 måneder efter kalenderåret for din udtræden af foreningen

•Bogføringsbilag gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget vedrører

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig: 

 

•Retten til at blive oplyst om behandling af data

•Retten til indsigt i egne oplysninger

•Retten til berigtigelse 

•Retten til sletning

•Retten til begrænsning af behandling

•Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt format)

•Retten til indsigelse

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at rette henvendelse til os. Kontaktoplysninger findes øverst i dette dokument.

 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Bestyrelsen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden.

 

Ved ændringer vil datoen øverst i dette dokument blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig ved henvendelse til bestyrelsen. Ved væsentlige ændringer vil der tilgå medlemmerne meddelelse herom.